Tata cara mengarsipkan surat

Tata cara mengarsipkan surat.

Arsip memiliki berbagai pengertian, yang di pengaruhi oleh :

1.      Segi peninjauan

2.      Sudut pandang

3.      Pembatasan ruang lingkup

Secara etimologi. Arsip berasal dari bahasa belanda, “archief” dalam bahasa Inggris “archive” dalam bahasa Yunani “arche” atau yang artinya permulaan. Kemudian”arche” berkembang menjadi kata “ta archia” berubah lagi menjadi “archeon” yang berarti gedung pemerintahan (catatan catatan, bahan bahan tertulis, piagam piagam, surat surat dan dokumen lainnya. Dalam bahasa Inggris arsip juga sering dinyatakan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map. Kotak, ordner, filling cabinet, dan lainlain)

Penanganan dan cara mengarsipkan surat .

1.      PENANGANAN

Pengurusan surat surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi . Dalam suatu organisasi yang kecil, surat surat masuk dan keluar dapat di urus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar, pengurusan surat surat dapat dikerjakan dalam bagian masing masing. Atau dapat juga di pusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat surat yang dipusatkan yaitu yang mengerjakan surat surat masuk dan juga surat surat keluar adalah dianggap lebih vaik. Cara pengurusan surat surat apabila telah di terima yaitu sebagai berikut :

1.      Penyortiran surat. Yaitu meneliti asal (sumber) surat itu. Dan meneliti cara pengiriman surat.

2.      Penyortiran yang selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok, yaitu Surat surat dinas, yaitu surat surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor. Setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder folder atau alat lain sejenisnya .

3.      Pembukaan sampul (amplop)

4.      Pengeluaran dari dalam sampul

5.      Penelitian surat

6.      Pembacaan surat

7.      Jika surat tersebut bersifat rahasia, hal yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris adalah dengan tidak membaca surat tersebut. Melainkan surat tersebut langsung di tujukan kepada pimpinan .

8.      Penyampaian surat (intern)

9.      Pencatatan surat. Kartu kendali. Buku agenda. Buku pembantu agenda . keternagan keterangan yang dicatat dalam kartu kendali ataupun buku agenda.

10.  Langkah akhir penanganan surat. Tata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan system penataan berkas di sesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkan pengendaliannya .