BAB 1.
MERENCANAKAN DAN MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN RAPAT
Pada bab 1 ini, kita akan belajar mengenai pengertian rapat, fungsi rapat, jenis jenis rapat, syarat rapat yang baik, serta perencanaan dan persiapan rapat.
1. pengertian rapat
ada beberapa pengertian rapat, antara lain :
a. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
b. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi.
c. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat.
d. Rapat merupakan media komunikasi kelompok secara tatap muka.
Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa , Rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi atau perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan atau memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi atau perusahaan.
2. Fungsi Rapat
Segala sesuatu yang dilakukan atau dijalankan pasti memiliki fungsi, begitupun dengan rapat.
Fungsi rapat ada 6, yaitu sebagai berikut.
1. untuk memecahkan masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai forum demokrasi (diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang di kemukakan)
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
5. sebagai sarana bernegosiasi.
6. Ketentuan hukum .
3. Jenis jenis rapat.
Jenis jenis rapat , antara lain :
a. Rapat menurut tujuannya :
1. Rapat Penjelasan
Rapat penjelasan adalah rapat yang di laksanakan untuk memberikan penjelasan kepadsa para peserta rapat .
2. Rapat pemecah masalah .
Adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
3. Rapat perundingan .
adalah rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan/mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
b. Rapat menurut sifatnya.
1. Rapat resmi ( Formal meeting)
adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
Peserta rapat formala akan mendapatkan pemberitahuan melalui surat undangan yang bisanya di lengkapi dengan agenda rapat.
2. Rapat tidak resmi (Informal meeting)
adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. rapat ini tidak memerlukan persiapan yang istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan hal yang tiba tiba terjadi dan harus di selesaikan segera.
3. Rapat terbuka
adalah rapat yang dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia .
4. Rapat Tertutup.
Adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang masih bersifat rahasia.
c. Menurut Jangka waktunya.
1. Rapat Mingguan
Adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah masalah yang bersifat rutin .
2. Rapat bulanan .
adalah rapat yang diadakan setiap sebulan sekali dan membahas masalah masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
3. Rapat semesteran
Adalah rapat yang diadakan setiap enam, bulan sekali yang membahas masalah masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu .
4. Rapat tahunan
Adalah rapat yang diadakan setahun sekali.
d. Menurut frekuensi nya
1. Rapat rutin . adalah rapat yang ditentukan waktunya.
2. Rapat isidentil . Rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah masalah yang penting dan harus segera di selesaikan.
4. Syarat syarat rapat yang baik.
1. suasana terbuka
2. Tidak ada monopoli.
3. Partisipasi aktif dari peserta rapat.
4. Bimbingan dan pengawasan baik dari pimpinan.
5. Perdebatan berdasarkan argumentasi, bukan emosi.
6. Pertanyaan singkat dan jelas .
7. Disiplin waktu.
5. Perencanaan dan persiapan rapat .
Dalam penyelenggaraan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman / pegangan dalam mempersiapkannya. yaitu sebagai berikut :
-why
-what
-who
-where
-when
-how.
Sekian materi mengenai pengertian rapat, fungsi rapat, jenis jenis rapat, syarat rapat yang baik, serta perencanaan dan persiapan rapat, semoga bermanfaat😊
Tidak ada komentar:
Posting Komentar