Tata cara mengarsipkan surat

Tata cara mengarsipkan surat.

Arsip memiliki berbagai pengertian, yang di pengaruhi oleh :

1.      Segi peninjauan

2.      Sudut pandang

3.      Pembatasan ruang lingkup

Secara etimologi. Arsip berasal dari bahasa belanda, “archief” dalam bahasa Inggris “archive” dalam bahasa Yunani “arche” atau yang artinya permulaan. Kemudian”arche” berkembang menjadi kata “ta archia” berubah lagi menjadi “archeon” yang berarti gedung pemerintahan (catatan catatan, bahan bahan tertulis, piagam piagam, surat surat dan dokumen lainnya. Dalam bahasa Inggris arsip juga sering dinyatakan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map. Kotak, ordner, filling cabinet, dan lainlain)

Penanganan dan cara mengarsipkan surat .

1.      PENANGANAN

Pengurusan surat surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi . Dalam suatu organisasi yang kecil, surat surat masuk dan keluar dapat di urus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar, pengurusan surat surat dapat dikerjakan dalam bagian masing masing. Atau dapat juga di pusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat surat yang dipusatkan yaitu yang mengerjakan surat surat masuk dan juga surat surat keluar adalah dianggap lebih vaik. Cara pengurusan surat surat apabila telah di terima yaitu sebagai berikut :

1.      Penyortiran surat. Yaitu meneliti asal (sumber) surat itu. Dan meneliti cara pengiriman surat.

2.      Penyortiran yang selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok, yaitu Surat surat dinas, yaitu surat surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor. Setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder folder atau alat lain sejenisnya .

3.      Pembukaan sampul (amplop)

4.      Pengeluaran dari dalam sampul

5.      Penelitian surat

6.      Pembacaan surat

7.      Jika surat tersebut bersifat rahasia, hal yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris adalah dengan tidak membaca surat tersebut. Melainkan surat tersebut langsung di tujukan kepada pimpinan .

8.      Penyampaian surat (intern)

9.      Pencatatan surat. Kartu kendali. Buku agenda. Buku pembantu agenda . keternagan keterangan yang dicatat dalam kartu kendali ataupun buku agenda.

10.  Langkah akhir penanganan surat. Tata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan system penataan berkas di sesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkan pengendaliannya .

Puisi Perjuangan - Perjuangan seorang ayah

puisi ini bertema perjuangan . namun perjuangan tidak selalu tentang perjuangan bukan? maka dari itu saya membuat puisi yang sedikit berbeda. yaitu perjuangan seorang ayah .

Cinta Seorang Ayah

Ayah ...
Semua usaha yang kau lakukan untukku
Seluruh tenaga yang kau keluarkan untukku
Tak pernah kau keluhkan dihadapanku
Malah selalu kau tebar senyummu itu


Ayah...
Kau adalah malaikat yang nyata
Yang mengasihiku dengan penuh cinta
Kau hiasi hariku dengan canda dan tawa
Tanpa pernah kau menggoreskan luka


Ayah ...
Seandainya engkau tahu
Betapa besar rasa sayangku padamu
Meskipun itu tidak terucap dari bibirku
Karena selalu kalah oleh rasa malu


Ayah...
Di dalam doaku dan  hati kecilku
Selalu terselip doa untukmu
Yang selalu ku panjatkan setiap waktu
Karena kau malaikat dihatiku .



Karya : Ismawanti Agustina

MATERI PELAJARAN MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT

BAB 1.
MERENCANAKAN DAN MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN RAPAT

Pada bab 1 ini, kita akan belajar mengenai pengertian rapat, fungsi rapat, jenis jenis rapat, syarat rapat yang baik, serta perencanaan dan persiapan rapat.

1. pengertian rapat
    ada beberapa pengertian rapat, antara lain :
    a. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
    b. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi.
    c. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat.
    d. Rapat merupakan media komunikasi kelompok secara tatap muka.
            Dari beberapa pengertian  diatas, dapat disimpulkan bahwa , Rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi atau perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan atau memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi atau perusahaan.

2. Fungsi Rapat
    Segala sesuatu yang dilakukan atau dijalankan pasti memiliki fungsi, begitupun dengan rapat.
    Fungsi rapat ada 6, yaitu sebagai berikut.
    1. untuk memecahkan masalah
    2. Untuk menyampaikan informasi
    3. Sebagai forum demokrasi (diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang di                      kemukakan)
    4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
    5. sebagai sarana bernegosiasi.
    6. Ketentuan hukum .

3. Jenis jenis rapat.
    Jenis jenis rapat , antara lain :
    a. Rapat menurut tujuannya :
        1. Rapat Penjelasan
            Rapat penjelasan adalah rapat yang di laksanakan untuk memberikan penjelasan kepadsa para              peserta rapat .
        2. Rapat pemecah masalah .
            Adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
        3. Rapat perundingan .
            adalah rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan/mencari jalan tengah                    agar tidak merugikan kedua belah pihak.
    b. Rapat menurut sifatnya.
        1. Rapat resmi ( Formal meeting)
            adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah masalah yang sangat penting                  dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
            Peserta rapat formala akan mendapatkan pemberitahuan melalui surat undangan yang bisanya              di lengkapi dengan agenda rapat.
        2. Rapat tidak resmi (Informal meeting) 
            adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. rapat ini tidak                        memerlukan persiapan yang istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan hal yang                tiba tiba terjadi dan harus di selesaikan segera.
        3. Rapat terbuka
            adalah rapat yang dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan                      masalah yang bersifat rahasia .
        4. Rapat Tertutup.
            Adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas                            merupakan masalah yang masih bersifat rahasia.
    c. Menurut Jangka waktunya.
        1. Rapat Mingguan
            Adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah masalah yang              bersifat rutin .
        2. Rapat bulanan .
            adalah rapat yang diadakan setiap sebulan sekali dan membahas masalah masalah yang                        terjadi selama sebulan yang lalu.
        3. Rapat semesteran
            Adalah rapat yang diadakan setiap enam, bulan sekali yang membahas masalah masalah yang              terjadi selama enam bulan yang lalu .
        4. Rapat tahunan
            Adalah rapat yang diadakan setahun sekali.
    d. Menurut frekuensi nya 
        1. Rapat rutin . adalah rapat yang ditentukan waktunya.
        2. Rapat isidentil . Rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah masalah                yang penting dan harus segera di selesaikan.

4. Syarat syarat rapat yang baik.
    1. suasana terbuka
    2. Tidak ada monopoli.
    3. Partisipasi aktif dari peserta rapat.
    4. Bimbingan dan pengawasan baik dari pimpinan.
    5. Perdebatan berdasarkan argumentasi, bukan emosi.
    6. Pertanyaan singkat dan jelas .
    7. Disiplin waktu.

5. Perencanaan dan persiapan rapat .
    Dalam penyelenggaraan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman /                  pegangan dalam mempersiapkannya. yaitu sebagai berikut :
    -why
    -what
    -who
    -where
    -when
    -how.

Sekian materi mengenai  pengertian rapat, fungsi rapat, jenis jenis rapat, syarat rapat yang baik, serta perencanaan dan persiapan rapat, semoga bermanfaat😊

Lirik lagu Akad - Payung teduh

Lirik lagu Akad - Payung Teduh


Betapa bahagianya hatiku saat ku duduk berdua denganmu
Berjalan bersamamu
Menarilah denganku

Namun bila hari ini adalah yang terakhir
Namun ku tetap bahagia
Selalu ku syukuri
Begitulah adanya

Namun bila kau ingin sendiri
Cepat cepatlah sampaikan kepadaku
Agar ku tak berharap
Dan buat kau bersedih

Bila nanti saatnya tlah tiba
Kuingin kau menjadi istriku
Berjalan bersamamu dalam terik dan hujan
Berlarian kesana kemari dan tertawa
Namun bila saat berpisah tlah tiba
Izinkanku menjaga dirimu
Berdua menikmati pelukan di ujung waktu
Sudilahkau temani diriku